Wie man digitale Archivierung gesetzeskonform gestaltet...

Wer sich mit den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivierungs-Richtlinien auseinandersetzt, weiß wie komplex das Thema ist. Zumal die Vorgaben ständig erweitert oder angepasst werden. Für Unternehmen ist es ohne technische Hilfe kaum mehr möglich den Überblick zu behalten und die Regeln gesetzeskonform umzusetzen. Viele Firmen stellen deshalb ihre Buchhaltung auf elektronische Erfassung und Archivierung um. Damit sparen sie Ressourcen, Geld und Zeit und reduzieren Fehler.

Steuer- und Wirtschaftsprüfer werden digitaler

Auch die Finanzverwaltung hat die Vorteile der elektronischen Auswertung von Daten erkannt. Wer jetzt trotzdem noch Belege in Papierform aufbewahrt, gerät zunehmend unter Druck. Steuer- und Wirtschaftsprüfer wollen keine Papierberge mehr durchsuchen und fordern im Zuge der zunehmenden Digitalisierung elektronische Belege z.B. PDF-Dokumente ein. Auch Geschäftspartner und Kunden wollen zunehmend kein Papier mehr. Hat eine Firma die Belege dann elektronisch erfasst und abgelegt, gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Reicht es Dokumente zu scannen?

Bei der Digitalisierung von Papieren sind Unternehmen verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben der GoBD einzuhalten und umzusetzen. PDF-Dokumente z.B. sind in maschinenlesbarer Sprache abzulegen. Die bloße Anschaffung eines einfachen Scanners, um Dokumente zu scannen und lokal zu speichern, reicht also längst nicht mehr aus. Vielmehr müssen die zu digitalisierenden Dokumente übersichtlich kategorisiert und sodann elektronisch gespeichert, indexiert und archiviert werden. Zudem müssen diverse technische und organisatorische Schutzmaßnahmen implementiert sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten werden.

Das wird übrigens auch von den verantwortlichen Finanzämtern vermehrt überprüft und bei Nichteinhaltung steuerlich belastet. Die digitale Archivierung muss GoBD-, DSGVO- und GeschGehG-konform sein, wobei die GoBD Grundsätze ein gutes Grundgerüst bilden. Auch in der Hinsicht, dass sich viele der Maßnahmen überschneiden.

Was sind die GoBD Grundsätze

GoBD heißt „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Zu den GoBD-Anforderungen zählen praktisch Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Klarheit und Übersichtlichkeit sowie Richtigkeit.

8 Grundsätze zur GoBD-konformen Aufbewahrung

■  Grundsatz der Unveränderbarkeit:

Nach den nach GoBD-Richtlinien ist die Unveränderbarkeit bei der Archivierung digitaler Dokumente eine wichtige Voraussetzung. Der ursprüngliche Inhalt muss jederzeit feststellbar bleiben. Sämtliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein und das Original muss noch vorhanden und einsehbar sein.

■  Grundsatz der Vollständigkeit:

Hierbei müssen sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos und vollzählig aufbewahrt werden. Auch die Anhänge steuerrelevanter E-Mails zählen dazu.

■  Grundsatz der Richtigkeit:

Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert und die dazu erforderlichen Belege müssen vollständig, zeitgerecht und geordnet archiviert sein.

■  Grundsatz der Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit:

Buchungen unterliegen der Aufzeichnungspflicht einer Verfahrensdokumentation, so dass die Buchführung einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Das gilt insbesondere für rechtliche und wirtschaftliche Vorgänge, die das Vermögen der Firma betreffen.

■  Grundsatz zeitgerechter Buchungen und Aufzeichnungen:

Laut GoBD muss jeder Geschäftsvorfall zeitnah gebucht und direkt nach dem Eintreten erfasst werden. Praktisch bedeutet das, dass jeder Vorgang, der den Wert oder das Vermögen eines Unternehmens verändert, z.B. Einnahmen und Ausgaben, laufend gebucht werden muss.

■  Grundsatz der Klarheit & Übersichtlichkeit:

Dokumente müssen systematisch, übersichtlich und nachvollziehbar archiviert werden. Eine einfache Aufbewahrung auf der Festplatte oder USB-Stick genügen nicht, ebenso wenig ein Ausdruck auf Papier, denn die Belege müssen laut GoBD auch maschinell auswertbar sein.

■  Internes Kontrollsyste:

Die GoBD fordert die Einrichtung und die Vorhaltung eines internen Kontrollsystems, um die Einhaltung der Grundsätze und steuerrechtlichen Pflichten zu überwachen. Die konkrete Ausgestaltung ist in der Praxis von unterschiedlichen Faktoren abhängig.

■  Grundsatz des Datenschutzes:

Die Datenverarbeitungssysteme müssen gegen Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang oder Diebstahl der Daten oder des Systems gesichert werden. Ebenso müssen die Systeme gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen durch Zugangs- und Zugriffskontrollen geschützt werden.

Keine Sorge vor dem GoBD-konformen Archivieren

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